Microsoft 365 Copilot · Frontier
Copilot Workflows ist ein Agent in Microsoft 365 Copilot, der wiederkehrende Abläufe aus einer Beschreibung in natürlicher Sprache automatisiert. Er ist Teil des Frontier-Programms, also früher Zugang mit experimentellem Status. Ein Detail macht ihn für regulierte Häuser zum Governance-Thema: Laut Microsoft laufen die Workflows in einer eigenen Umgebung, auf die die Datenrichtlinien des Tenants keinen Einfluss haben. Wer den Agenten freigibt, sollte vorher wissen, was das bedeutet.
Benutzer mit Copilot-Lizenz fügen den "Workflows Agent (Frontier)" über den Agent Store hinzu und finden ihn danach unter Agents in der linken Navigation. Dort beschreiben sie einen Ablauf, etwa eine wiederkehrende Zusammenfassung, eine Erinnerung oder eine Weiterleitung, und Copilot baut daraus einen Workflow über Outlook, Teams, SharePoint und Planner.
Technisch entstehen dabei Flows, die in einer speziellen Umgebung für Copilot-Workflows in der geografischen Region des Tenants gespeichert werden. Laut Microsoft erlaubt diese Umgebung nur die Konnektoren, die Workflows braucht, und die Datenrichtlinien des Tenants wirken sich auf sie nicht aus. Der Agent ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.
Frontier bedeutet: Funktionen können sich ändern, erweitert oder vor der allgemeinen Verfügbarkeit wieder entfernt werden. Alles in diesem Artikel beschreibt den Stand von Ende Oktober 2026. Prüfen Sie vor der Freigabe, was in Ihrem Tenant tatsächlich angeboten wird.
Baustein 1
Die Teilnahme am Frontier-Programm ist Voraussetzung für Workflows. Für ein reguliertes Haus ist das keine Einstellung, sondern eine Risikoentscheidung: eine Vorabfunktion mit wechselndem Funktionsumfang in einer produktiven Umgebung. Halten Sie fest, wer entschieden hat, für welche Pilotgruppe, mit welchen Daten und bis wann.
Was Frontier sonst noch umfasst und was davon bereits sinnvoll ist, habe ich in Copilot Agents im Frontier-Programm zusammengefasst.
Aus meinen Checks: Frontier wird häufig von einzelnen Admins aus Neugier aktiviert. Eine dokumentierte Entscheidung dazu findet sich selten.
Prüferblick: Der Prüfer fragt nach dem Änderungsmanagement. Eine experimentelle Funktion ohne Freigabe durch das Change Advisory Board ist ein Bruch im eigenen Prozess.
Baustein 2
Im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Agents legen Sie fest, ob der Agent für alle Benutzer oder nur für bestimmte Benutzer und Gruppen verfügbar ist. Dort können Sie ihn auch aktivieren, deaktivieren, zuweisen, blockieren oder entfernen. Mit "Allow users access to agents" steuern Sie die Sichtbarkeit insgesamt.
Mein Vorschlag: eine Pilotgruppe aus fünf bis zehn Personen aus IT und einem Fachbereich, die Abläufe ohne vertrauliche Daten testen. Alle anderen bleiben blockiert, bis der Pilot ausgewertet ist.
Aus meinen Checks: Agenten sind oft für alle freigegeben, weil die Voreinstellung nie angefasst wurde. Wer welchen Agenten nutzt, weiß dann niemand.
Prüferblick: "Wer darf Automatisierungen mit Unternehmensdaten anlegen?" Die Antwort sollte eine Gruppe mit Namen sein, nicht "alle mit Copilot-Lizenz".
Baustein 3
Damit Workflows funktioniert, muss Ihre Datenrichtlinie im Power Platform Admin Center laut Microsoft die Konnektoren SharePoint, Approvals, Teams, Planner, M365Copilot und Outlook enthalten. Der Konnektor für AI actions muss erlaubt sein. Für die Funktion AI prompt muss in der Umgebung die Einstellung PredictionSchema aktiviert sein.
Prüfen Sie dabei, ob Ihre bestehende Datenrichtlinie diese Konnektoren bisher bewusst getrennt hatte. Eine Änderung zugunsten von Workflows wirkt auf alle Apps und Flows in den betroffenen Umgebungen, nicht nur auf den Agenten.
Aus meinen Checks: Datenrichtlinien in Power Platform fehlen oft ganz oder stammen aus der Einführung von Power Automate und wurden seitdem nicht mehr angesehen.
Prüferblick: Jede Lockerung einer Datenrichtlinie braucht eine Begründung und eine Freigabe. "Damit der neue Agent läuft" ist eine Begründung, aber nur mit Risikobewertung.
Baustein 4
Der wichtigste Punkt steht unauffällig in Microsofts Beschreibung: Die Umgebung für Copilot-Workflows lässt nur die nötigen Konnektoren zu, und Ihre Datenrichtlinien beeinflussen sie nicht. Die Leitplanken, die Sie für Power Automate gebaut haben, gelten dort also nicht. Was ein Workflow lesen und weiterleiten kann, ergibt sich aus den Konnektoren der Umgebung und aus dem, worauf der Benutzer Zugriff hat.
Damit wird alter Wildwuchs bei Berechtigungen zum Automatisierungsrisiko. Ein Workflow, der täglich Dokumente aus einer zu weit freigegebenen SharePoint-Website zusammenfasst, wiederholt das Oversharing jeden Tag. Wie Sie das vorher aufräumen, steht in SharePoint Oversharing vor Copilot beheben.
Aus meinen Checks: Berechtigungen in SharePoint und Teams sind selten so aufgeräumt, dass man sie einer Automatisierung bedenkenlos überlassen würde.
Prüferblick: Eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die sich auf Tenant-Datenrichtlinien beruft, beschreibt für Workflows Kontrollen, die dort nicht greifen. Das muss in der Bewertung stehen.
Baustein 5
Die Workflows im Tenant sehen Sie im Inventar des Power Platform Admin Center. Für Betroffenenanfragen nach DSGVO können Admins die Daten von Workflows exportieren oder löschen. Nehmen Sie beides in Ihre Verfahrensbeschreibung auf.
Ein Hinweis aus Microsofts eigener Produktbeschreibung gehört in jede Rückbauanleitung: Wird Workflows deinstalliert, ohne die Flows vorher zu löschen, laufen diese im Hintergrund weiter und lassen sich erst nach einer Neuinstallation wieder verwalten. Erst Flows löschen, dann den Agenten entfernen.
Aus meinen Checks: Pilotfunktionen werden oft einfach wieder abgeschaltet. Was sie in der Zwischenzeit angelegt haben, prüft danach niemand.
Prüferblick: Automatisierungen, die niemand mehr verwaltet, aber weiterhin Daten bewegen, sind ein klassischer Befund. Der Prüfer fragt nach dem Inventar und nach dem Abschaltprotokoll.
Baustein 6
Geben Sie der Pilotgruppe drei Regeln mit: keine Abläufe mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten, keine Weiterleitung an externe Empfänger, jeder Workflow wird in einer gemeinsamen Liste mit Zweck und Verantwortlichem eingetragen. Setzen Sie ein Enddatum, zu dem der Pilot ausgewertet wird.
Zur Auswertung gehören drei Fragen: Welche Abläufe haben einen echten Nutzen gebracht? Welche Daten wurden dabei berührt? Und lassen sich die Kontrollen aus den Bausteinen 2 bis 5 so dokumentieren, dass sie einer Prüfung standhalten? Erst dann wird über eine Ausweitung entschieden.
Aus meinen Checks: Piloten ohne Enddatum werden selten ausgewertet. Sie laufen einfach weiter und werden zum Dauerzustand.
Prüferblick: Ein Pilot mit Zielen, Regeln, Teilnehmerliste und Abschlussbericht ist eine kontrollierte Erprobung. Ohne diese Unterlagen ist es ein ungeregelter Produktivbetrieb.
Copilot Workflows kann im Alltag viel Routine abnehmen. Für regulierte Häuser ist er aber vor allem ein Test, ob die Grundlagen stimmen: aufgeräumte Berechtigungen, gepflegte Datenrichtlinien, ein Änderungsprozess, der auch Vorabfunktionen erfasst.
Wer die sechs Bausteine vor der Freigabe abarbeitet, kann den Agenten mit gutem Gewissen in einer Pilotgruppe testen. Wer ihn einfach einschaltet, hat eine Automatisierungsplattform im Tenant, für die die eigenen Datenrichtlinien nicht gelten.
Ein Agent in Microsoft 365 Copilot aus dem Frontier-Programm, der wiederkehrende Abläufe über Outlook, Teams, SharePoint und Planner aus einer Beschreibung in natürlicher Sprache automatisiert. Benutzer mit Copilot-Lizenz fügen ihn über den Agent Store hinzu.
Laut Microsoft ist Workflows derzeit nur auf Englisch verfügbar. Da es sich um eine Frontier-Funktion handelt, kann sich das ändern.
Die Datenrichtlinien des Tenants in Power Platform müssen bestimmte Konnektoren zulassen, damit Workflows funktioniert. Die spezielle Umgebung, in der die Workflows laufen, wird laut Microsoft aber nicht von Ihren Datenrichtlinien beeinflusst und lässt nur die nötigen Konnektoren zu.
Im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Agents können Sie den Agenten für alle oder einzelne Benutzer blockieren oder entfernen. Löschen Sie vorhandene Flows vorher, sonst laufen sie im Hintergrund weiter.